東海地方の田舎町で【コンサルタント事務所】を運営している元りく社労士です。
ここ数カ月、人前でプレゼンをする機会を何度かいただくことがあり、資料の作成に追われています。
元々人前で話すことは得意ではありませんでしたが、話せるようになってきた経緯には事前準備が大きく影響していると思うようになりました。
さて、今回はプレゼンテーションは事前準備で決まるについて以下の3点にまとめました。
- 元々は人前で話すことが苦手だった
- 資料作成で意識していること
- 人前で話すときに意識していること
元々は人前で話すことが苦手だった
緊張して上がってしまう
学生時代や社会人になってからも、人前で話すことは極力避けてくるようにしていました。
元々あがり症で、学生時代に当てられて発表するときは緊張して声が上ずってしまうことがよくあったからです。
しかし、社会人となり仕事をする中で、人前で話す機会を避けることが難しくなり、消極的な理由ではありましたが人前で話すようになりました。
最初のうちは、数名の前で研修講師をやることが多かったですが、書かれていることをなぞって読むということだけしかできず、聞き手もつらい時間となっていたのだろうと思います。
時にはコンペに参加することになり、新規取引先の前でのプレゼンもやる機会がありましたが、当時の私には適切な資料を作成する技術もなく、委託業者が作った資料をもとに書かれていることを読むだけのプレゼンしかできませんでした。
転機となったのは、リクルート時代にお客様にしていた営業活動だったかもしれません。
簡単ではありますが、自分で作った資料を使い提案したところ、非常に好感触で契約に結び付いたことを今でも覚えています。
それ以来、伝わりづらかった点を少しずつ改良を重ね、先輩とのロープレをする中で自分のものになっていった感覚がありました。
自分が話しやすく、相手に伝わりやすい資料を作成したことで、自信を持って話すことができるようになりました。
資料作成で意識していること
スライドに統一感を持たせる
プレゼンで使う資料は自分が見やすいだけではダメです。
伝えたい相手にとって見やすく分かりやすいことが重要になります。
そのためには、余計な情報となるような色味やデザインの違いはなくす方がよいと考えています。
私がプレゼンの資料を作成するときに意識していることは、スライドには統一感を持たせるということです。
パソコンで使うことができるPowerPointやKeynoteにはデザインのテンプレートが入っていますが、それを使って作成をするだけで簡単に統一感を出すことができます。
ただ、せっかくのテンプレートがあるのに、文字の位置や大きさを自由に変えてしまう資料をよく見かけます。
せっかく統一感があるテンプレートがあるのであれば、文字の配置や大きさだけでなく画像の位置や大きさまで揃えておくと見栄えがきれいになります。
そして、1枚のスライドにいくつも情報を書いてしまうと本当に伝えたいことがブレてしまうため、伝えたいことだけを書くとよいでしょう。
全体を何度も推敲する
スライドの作成のノウハウのようなものはインターネット上にたくさんありますが、私はいきなり資料を作成していきます。
一般的には、まずは枠組みを考えてから資料作成に取り掛かる方がよいという意見が多いのは承知していますが、あえてこの方法を選んでいます。
その代わりではありませんが、完成までに何度も読み返して推敲します。
最初から枠組みを考えてから作成すれば修正の回数が少なくなるのかもしれませんが、私はこの推敲の作業が人前で話す上で非常に重要な意味があると考えています。
最初のページから黙読しつつ、繋がりがおかしな点がないか、誤字脱字はないか、もっと伝わりやすい表現はないか、持ち時間の中で最後まで終わるのか、ということを考えて読み進めます。日を置いて読むだけでも簡単な間違いに気づくのが面白い点です。
この作業を繰り返すことで、資料の完成度が上がるだけでなく、自然と資料の内容が頭に入ってきます。この話の後はあの話だな、ということが思い浮かぶだけで緊張感はとても減らすことができます。
人前で話すときに意識していること
録音して聞いてみる
人前で話すときには、一定数の経験は必要です。
余程度胸がある方でない限り、最初のうちはどうしても緊張します。
資料の内容を頭に入れること以外には、録音して聞いてみるのも一つの手段です。
録音して話してみることで、いきなり話す内容ではなくなるため1回分の経験が手に入ります。
それ以上のメリットは、自分が話している内容を聞いてみることができることです。
人は緊張すると、思った以上に早口になります。
慣れていない資料で話すと、「えー、」や「あー、」という言葉が出やすくなります。
話す内容に自信がないと、言葉の最後が小さくなります。
「えー、」や「あー、」という言葉はフィラーと言われるようです。
自分では気づかなくても、思った以上にこの言葉を発していることがあります。
主な原因は、次の資料の内容を思い出そうとしているときに無意識に出てしまったり、無言となる時間が耐えられなくなり無意識に出てしまう、と言われています。
理想を言えば録画をして、見直してみるのがよいです。
思った以上にふらふらしていたり、手足が無意識に動いていることに気づくことができます。
反応がいい人でテンションを上げる
実際に人前で話すときは、1枚のスライドを話しながら全体を右から左へ見ていきます。次のスライドでは逆に左から右へ見ていきます。
全体をまんべんなく見るように意識するだけで慣れている印象を出すことができます。
準備を万全にして話し始めても、思ったような反応とならないこともよくあります。
そんなときは、全体を見つつ反応の良い人を見つけて、その人のことを少し長めに見るようにしています。
自分の話す言葉を好意的に聞いてくれる人がいることは、話し手にとってとても心強いです。
そんな方々から大きな安心感をもらいつつ、最後まで伝えたいことを伝えきりましょう。
終わりに一言
最初は誰でも緊張するものですが、事前の準備ができていると緊張感も多少は和らぎます。
気恥ずかしさはありますが、録音や録画したデータは貴重な思いでとなりますので撮っておくことをおすすめします。
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