東海地方の田舎町、岐阜県美濃加茂市で【社労士・コンサルタント事務所】を運営している元りく社労士です。
仕事でパソコンやスマートフォンを使っている方は多くいらっしゃると思います。
上手く使うことができればとても効率的に作業ができる一方で、余計な通知などで集中が途切れてしまうこともあるでしょう。
さて、今回は仕事の効率化のためのパソコンやスマートフォンについて以下の3点にまとめました。
- 繰り返し作業を簡単に
- データの連携をスムーズに
- 余計な通知を受け取らない
繰り返し作業を簡単に
辞書登録
ビジネスの場のコミュニケーションツールが多様化してきています。
昔からあるメール以外にも、LINE、Chatwark、Slack、メッセンジャーアプリなど複数のコミュニケーションツールが存在しています。
会社によっては、特定のツールしか使えないということも聞きますが、メールがまだまだ多用されている印象です。
メールを送信するときは、「お世話になっております。株式会社〇〇の△△です。」のように書き始めることがマナーとされています。
これは何度もメールを行き来していても毎回入れている印象です。私も毎回入れていますが、正直なくてもよいのではと思っている作業です。
パソコンやスマートフォンに慣れている方は辞書という機能が備わっていることはご存じかと思います。
ここによく使う文章や単語を登録しておくと日々の作業がとても簡単になります。
最近では、生成AIにたたき台を書いてもらい、修正するという方法もあるので、辞書だけでなくなっているのかもしれません。
マクロの活用
マクロと聞くと難しい印象がありますが、単純なものであれば実はそこまで難しいものでもありません。
インターネットを少し検索すればやりたいと思っていることのマクロを作っている方がいますので、読みながら真似をすれば自分で作ることもできます。
それ以外にも生成AIに聞くことで、マクロのコードを書いてくれるということもできるようになっています。
あったらいいなと思う機能をマクロで実行したり、同じ作業を繰り返していることをマクロで自動化するとめんどくさい作業がとても簡単になります。
まずは、「〇〇 マクロ」のように検索してみてください。
ショートカットキーの活用
繰り返し同じ作業をするときに、毎回マウスに手を動かしているだけで時間をロスしてしまいます。
基本的な動きはキーボードだけで完結することができますし、今のノートパソコンであれば優秀なトラックパッドが搭載されています。
少しショートカットやトラックパッドの使い方を覚えるだけで、マウスを使う頻度を大幅に減らして作業することもできるようになります。
下のブログはショートカットなどについて書いた記事になります。
効率的に作業をする第一歩として、ぜひご一読ください。
データの連携をスムーズに
情報の一元化
コミュニケーションツールの話にもなりますが、情報はなるべく一元化しておくに越したことはありません。
やり取りの場所が複数の場所に散らばっていると、どこかで聞いたと思っても調べるのに時間がかかってしまいます。
同様に、データを保管しておく場所もなるべくならひとつにまとめておく方がよいでしょう。
今ではiCloud、OneDrive、GoogleDriveなど信頼出来て大容量が安価に使えるサービスがたくさんあります。
事務所にいるときはパソコンで作業していて、データはどこかのクラウド上に置いておきます。
端末が変わったときにも安心ですし、取引先とのデータ共有も同じフォルダを共有しておけば、データを格納してもらうだけで簡単に済ますことができます。
出先ではスマートフォンで確認することもできますので、わざわざパソコンを開かなくてもよくなるのもよい点です。
クラウドサービスのデータ増量は有料なことがほとんどですので、どこを使うのかということや費用負担をどのようにするかということは、取引先とすり合わせる必要がありますのでご注意ください。
余計な通知を受け取らない
通知設定の見直し
パソコンもスマートフォンも通知の設定は使用者が自由に設定することができるようになっています。
中には最初の設定のまま使っていて、すべての通知が届いている方も見かけます。
とある方が、やたらと通知音が鳴るのでなんだろうなと思っていたら、アプリ内のメッセージの通知がすべて鳴っていました。
急ぎでないメッセージの通知は集中力が途切れますので、通知は必要最低限にしておくに限ります。
私は、メッセージアプリと通話アプリはオンにしていますが、それ以外のアプリはほとんどの通知を切っています。
iPhoneの場合は、通知センターに送る設定もできますし、バッジ（アプリの右上の丸数字）をつけない設定もできます。
数字が残っていると気になる方は止めてみるのを検討してみてもよいでしょう。
もう一つ通知の設定に関しては、ショートカットアプリを活用するという方法です。これはiPhoneに限った話になりますが、androidでできるのかは未確認です。
ショートカットアプリは便利なショートカットを自由に作成することができるアプリです。
ボタンを設置することで、ワンタップで特定の動作をさせることができるようになります。
個人的なおすすめが、集中モードに切り替えるショートカットです。
よく使っている場面が、集中したい作業をするとき、勉強するとき、睡眠のときです。
私の設定では、画面を暗くして、低電力モードに切り替えて、通知音をすべて止める作業をボタン一つで行えるようにしています。
余計な通知がなくなることで作業に集中することができるようになります。
最近のiPhoneの機能追加で、モードが選べるようになりましたので、それを使っても大丈夫です。
終わりに一言
一分一秒を争うような作業量をこなしている方はあまりいらっしゃらないかもしれませんし、いたとしてもすでに取り入れている内容ばかりだったかもしれません。
なんか作業に時間がかかるなとお思いの方や時間が足りないとお考えの方に是非取り入れていただきたい内容となっています。
効率化が好きな一人としては、効率化がより多くに広まってもらえたら嬉しいと思います。効率化を取り入れたいときには講習も行っていますので、お気軽にお問い合わせください。
